Factures

Créez et gérez vos factures.

Cadre réglementaire de l’édition des factures de services à la personne

La rédaction d’une facture de services à la personne est encadrée par l’article D7233-1 du code du travail. Quelle que soit l’activité, elle doit être délivrée au particulier avant paiement et est gratuite.

La facturation de produits ou de fournitures est exclue des services à la personne.

Mentions obligatoires d’une facture en services à la personne

  • Date de rédaction
  • Nom ou raison sociale de l’organisme de services à la personne (= Accès SAP)
  • Numéro et la date d’enregistrement de déclaration SAP du prestataire
  • Nom et adresse du client
  • Lieu d’intervention
  • Description de chaque prestation
  • Mode d’intervention SAP proposé (= prestataire)
  • Numéro d’immatriculation de l’intervenant permettant son identification dans les registres de l’organisme de SAP
  • Date d’intervention pour chaque prestation
  • Décompte du temps passé pour chaque prestation
  • Prix horaire ou forfaitaire pour chaque prestation
  • Taux de TVA applicable à chaque prestation
  • Montant total à payer exprimé en HT et en TTC

En cas de contrôle par l’administration fiscale, des mentions légales manquantes ou erronées relevées sur une facture peuvent entrainer les sanctions suivantes à l’encontre de l’entreprise émettrice :    

  • Amende de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture ; 
  • Amende pouvant aller jusqu’à 375 000 € pour une personne morale. Cette pénalité peut augmenter en cas de défaut de facturation ou encore de factures fictives. 

Accès SAP est en conformité avec la loi afin de vous protéger des éventuelles sanctions.

Créer une facture

Vous avez la possibilité de créer facilement une facture depuis votre espace adhérent Accès SAP, directement depuis votre module « Factures ». La création de facture se fait en 3 étapes :

  1. Sélectionnez le client destinataire de la facture
  2. Sélectionnez le lieu d’intervention
  3. Ajoutez les informations relatives à la facture : prestations, durée…

Pour gagner du temps, vous pouvez créer une facture à partir d’un devis en cliquant sur le bouton d’options « Transformer en facture » du devis concerné.

Gérer une facture à venir

Une facture à venir est créée à partir :

  • D’un devis avec échéances transformé en facture ;
  • D’un contrat de prestations de services/d’entretien transformé en facture.

Les documents que vous retrouvez dans l’onglet « Factures à venir » ne sont pas des factures définitives. En effet, ce sont des factures en brouillon qui seront définitivement éditées à la date d’échéance choisie.

Avant l’édition définitive de la facture vous avez la possibilité de :

Annuler la création de la facture à venir

Si vous ne souhaitez plus créer la facture, vous pouvez annuler la création de la facture. En effet, étant donné que la facture n’est pas définitivement créée, il est tout à fait possible d’en annuler l’édition avant la date d’échéances.

Modifier la date d’échéance de la facture à venir

La date d’échéance et donc d’émission de la facture est modifiable dans le mois de l’échéance prévue.

Par exemple, si nous sommes le 15/12/22 et que la date d’échéance est prévue le 15/02/23. Vous pourrez modifier la date de création de la facture pour qu’elle soit éditée entre le 01/02/23 et le 28/02/23.

Si nous sommes le 15/22/22 et que la date d’échéance est prévue le 16/12/22. Vous pourrez modifier la date de création de la facture pour qu’elle soit éditée entre le 16/12/22 et le 31/12/22.

Définir les dates d’intervention de la facture à venir

Vous avez la possibilité de sélectionner une période ou une ou plusieurs dates d’intervention pour chaque facture à venir jusqu’à la date de création de la facture. Dans le cas où vous n’avez pas renseigné de dates d’intervention, une période d’intervention sera automatiquement renseignée : du 1er du mois en cours au jour du mois.

Vous transformez un devis en facture le 15/12/22. Vous pourrez choisir des dates d’intervention antérieure à la date du 15/12/22.

Si vous ne choisissez pas de dates, la période du 01/12/22 au 15/12/22 sera automatiquement renseignée sur les factures.

Programmer l’envoi automatique de la facture par e-mail ou par courrier postal

Vous avez la possibilité de programmer l’envoi automatique de votre facture par e-mail ou par courrier postal jusqu’à la veille de la création de la facture définitive.  

Par exemple, si votre facture se transforme en facture définitive le 16/12/22, vous pourrez programmer l’envoi automatique jusqu’au 15/12/22.

Si vous transformez un devis ou contrat d’entretien en facture à venir pour un client qui est inscrit au service de l’Avance immédiate, l’envoi sera automatiquement programmé par e-mail à la date du jour de l’échéance.

Si jamais vous ne programmez pas l’envoi automatique de la facture à votre client, vous recevrez une notification qui vous informera que la facture a bien été créé et qu’il faudra penser à la transmettre à votre client.

Annuler une facture

Pour rappel, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer une facture émise. D’un point de vue légal, une facture n’est pas supprimable car elle possède un numéro séquentiel, unique et chronologique. En cas de suppression, il y aurait un « trou » dans la numérotation et cela ne serait pas conforme à la législation en vigueur. De même, elle n’est pas modifiable car un numéro de facture à des prestations et des montants précis.

En cas d’erreur ou d’oubli sur cette dernière, il faudra l’annuler d’un point de vue comptable en la transformant en avoir et en créer une nouvelle. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton d’options « Annuler ». Cette action déclenchera automatiquement la création d’un avoir et annulera ainsi votre facture en comptabilité.

Pensez à dupliquer la facture initiale avant de l’annuler, afin de procéder au changement des points que vous souhaitiez modifier avant de l’enregistrer, ainsi, vous gagnez du temps ! Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton d’options « Dupliquer ».

Envoyer vos factures par courrier postal ou par e-mail

Par courrier postal

Envoyer gratuitement vos factures à vos clients par courrier postal directement depuis votre espace adhérent !

Ce service + est pris en charge par la coopérative.

Par e-mail

Vous pouvez envoyer vos factures par e-mail.

Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton d’options « Envoyer par e-mail ».

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Choisissez l’e-mail type que vous souhaitez joindre à l’e-mail

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Vérifiez l’adresse e-mail de votre client

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Modifiez le sujet et le contenu de l’e-mail à votre convenance

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Vous pouvez visualiser la facture en pièce jointe avant de l’envoyer

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Cliquez sur le bouton « Envoyer la facture ». Une fois votre facture envoyée par e-mail, un picto apparaîtra dans la colonne « Suivi » pour que vous puissiez avoir un historique complet de vos envois.

 

Picto de suivi :

picto-envoye-par-mail
Ce picto signifie que votre e-mail a bien été envoyé
picto-mail-ouvert
Ce picto signifie que votre e-mail a été ouvert
picto-e-mail-non-recu
Ce picto signifie que votre e-mail n’a pas été reçu car l’adresse renseignée est incorrecte.

Si vous passez votre souris sur ces pictos, la date et l’heure d’envoi ou d’ouverture de l’e-mail apparaît.

Relancer et recouvrir vos impayés

Pour relancer et recouvrir vos impayés, vous avez la possibilité de déclencher une procédure de relances et de recouvrement des impayés.

J-J

Vous déclenchez la première relance envoyée par e-mail ou courrier

J+8

La deuxième relance est automatiquement envoyée par courrier postal

J+15

Vous pouvez activer la procédure de recouvrement à l’amiable

La procédure de relances est prise en charge par la coopérative. Si les procédures de relance n’aboutissent pas, vous avez la possibilité d’enclencher une phase de recouvrement en contentieux. Dans ce cas, les frais d’huissiers engagés sont à votre charge (il faut compter en moyenne 500€ par dossier).

Etape n°1

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Vous pouvez retrouver l’ensemble de vos factures en retard de paiement, en vous rendant dans le module « Factures » puis en cliquant sur « Factures en retard de paiement »

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Pour faire apparaître le menu vous permettant d’afficher les actions disponibles, cliquez sur le bouton « Options ».

Etape n°2

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Depuis le bouton d’options, vous avez la possibilité de consulter la facture concernée.

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Vous pouvez également la transformer en avoir si vous souhaitez l’annuler comptablement parlant.

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Enfin, vous pouvez déclencher la procédure de relance des impayés.

Etape n°3

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Pour activer la procédure de relance, cliquez sur « Envoyer la relance par courrier » ou « Envoyer la relance par e-mail ».

 

 

 

Etape n°4

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Pour activer la procédure de recouvrement, vérifiez les informations du particulier et les informations de facturation, indiquez si vous avez, ou non, un devis signé ainsi que sa référence et le montant. Et vérifiez les informations de votre société.

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Cliquez sur « Envoyer » et la coopérative se charge des démarches juridiques !

Vous pouvez interrompre à tout moment la procédure de recouvrement en cliquant sur le bouton d’options « Interrompre la procédure de recouvrement ».

Autres fonctionnalités

options-facture

Vous avez la possibilité de :

  • Afficher le PDF de la facture en cliquant sur le bouton d’options « Consulter » ;
  • Dupliquer la facture et de la modifier avant enregistrement définitif en cliquant sur « Dupliquer » ;
  • Imprimer la facture en cliquant sur « Imprimer ».