Devis

Cadre réglementaire des devis en services à la personne

Le devis est un document utilisé pour décrire des travaux à effectuer et en estimer leur coût. Il permet au consommateur d’être en mesure de connaitre le détail d’une prestation complexe ou personnalisée et le prix proposé pour ainsi le comparer sans difficulté.

Le devis permet au professionnel et son client de sécuriser leur transaction avant de s’engager mutuellement. Cependant, le devis ne détermine pas de manière définitive la prestation et son prix, ni son délai d’exécution. Il peut donc être révisable au-delà du délai indiqué sur le devis initial.

Une fois signé, le devis vaut pour contrat. Ainsi, il engage le professionnel et le client à respecter ses termes.

Un devis préalable, gratuit et personnalisé est obligatoire pour toute prestation ou ensemble de prestations dont le prix mensuel est supérieur ou égale à 100 € TTC.
En-dessous de ce prix, un devis gratuit doit être fourni à la demande du client.

Mentions obligatoires d’un devis en services à la personne

• Date de rédaction
• Durée de validité de l’offre
• Nom ou raison sociale de l’organisme de services à la personne (= Accès SAP)
• Numéro de déclaration SAP du prestataire
• Nom et adresse du client
• Lieu d’intervention
• Description de chaque prestation proposée
• Mode d’intervention SAP proposé (= prestataire)
• Nombre d’heures de travail correspondant à chaque prestation proposée
• Prix horaire ou forfaitaire pour chaque prestation proposée
• Taux de TVA applicable à chaque prestation
• Montant total à payer ou le montant total mensuel/hebdomadaire, exprimé en HT et en TTC
• Montant de tous les frais annexes (déplacement, gestion des déchets, …), exprimé en HT et en TTC

Les devis édités depuis votre espace adhérent contiennent toutes ces mentions obligatoires.

Les devis des adhérents paysagistes comportent d’autres mentions obligatoires relatives à leur activité, portant sur la gestion des déchets. Il s’agit de renseigner :

• Une estimation de la quantité totale des déchets générés durant la ou les prestations ;
• Les modalités de gestion et d’enlèvement de ces déchets ;
• Le ou les points de collecte où l’intervenant prévoit de déposer les déchets issus du chantier ;
• Une estimation des coûts associés.

Différence entre devis et contrat de prestations de services/d’entretien

Un contrat de prestations de services ou un contrat d’entretien est un contrat pour la réalisation de prestations sur une période donnée comprenant la génération de plusieurs factures sur l’année en cours. Au contraire, un devis concerne un chantier en particulier réalisé de manière ponctuelle à une ou plusieurs dates précises.

Le processus de création d’un devis ou d’un contrat d’entretien est le même. La seule différence réside dans le fait de cocher « période du contrat d’entretien » et de sélectionner la période correspondante afin de créer un contrat de prestations de services/d’entretien.

Réaliser un devis ou un contrat de prestations de services/d’entretien

La création d’un devis s’effectue en 3 étapes :

1. Sélectionner ou créer le client destinataire du devis ;
2. Sélectionner ou créer le lieu d’intervention ;
3. Ajouter les informations relatives au devis : prestation, durée, prix…

Il est indispensable de déterminer le prix de ses prestations de services à la personne. Le devis peut être établi selon deux méthodes de prévision des prix :

• Un prix horaire ;
• Un prix forfaitaire.

Une fois le devis enregistré, vous pourrez le retrouver en cliquant sur le module « Devis ». Depuis le bouton d’options, vous pouvez l’envoyer par e-mail afin que votre client puisse le signer et le valider de manière électronique et instantanée !

Ce service + est pris en charge par la coopérative.

Faire signer son devis ou contrat de prestations de services/d’entretien

Pour faire signer le devis au client, vous avez deux possibilités :

• Le lui envoyer par e-mail ou par courrier et attendre qu’il vous le remette signé. Dans ce cas, c’est à vous d’indiquer le devis comme étant validé dans votre espace adhérent

• Lui proposer la signature électronique

Les devis signés par voie électronique sont automatiquement validés et chargés dans votre espace adhérent

Etape n°1

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Rendez-vous dans le module « Devis » afin de créer ou retrouver le devis à faire signer.

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Cliquez sur le bouton « Options » pour faire apparaître le menu vous permettant d’afficher les actions disponibles.

Etape n°2

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Cliquez sur « Envoyer par e-mail » pour envoyer le devis au client comprenant un lien cliquable de signature électronique.

Etape n°3

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Vérifiez que la case « Intégrer la signature électronique » soit bien cochée et que le numéro de téléphone portable du client soit renseigné.

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Une fois ces vérifications effectuées, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Envoyer le devis ».

Etape n°4

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Dès que le client aura signé le devis, il passera automatiquement au statut « Validé » dans le module devis Accès SAP !

Pour information, le client recevra un e-mail comprenant le devis et en pièce jointe ainsi qu’un lien cliquable pour signer facilement le devis via un code envoyé par SMS qu’il devra renseigner en ligne. La signature électronique possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite !

Ce service + est pris en charge par la coopérative.

Transformer un devis ou un contrat de prestations de services/d’entretien en facture

Sur votre espace adhérent Accès SAP, vous avez la possibilité de créer un devis ou un contrat d’entretien. Une fois validé par votre client, vous avez la possibilité de le transformer en facture en cliquant sur le bouton d’options « Transformer en facture ».

Toutes les données de votre devis ou contrat d’entretien seront reprises. Vous pourrez néanmoins compléter la ou les date(s) d’intervention jusqu’à la date de création de la facture ou passer cette étape. Dans le cas où vous n’avez pas renseigné de dates d’intervention, une période d’intervention sera automatiquement renseignée : du premier jour du mois en cours au jour J de la transformation en facture.

Vous transformez un devis en facture le 15/12/22. Vous pourrez choisir des dates d’intervention antérieure à la date du 15/12/22.

Si vous ne choisissez pas de dates, la période du 01/12/22 au 15/12/22 sera automatiquement renseignée sur les factures.

La transformation d’un contrat d’entretien ou d’un devis simple avec échéances en facture générera automatiquement la création de factures à venir. Les factures à venir sont disponibles dans le module factures dans l’onglet « Factures à venir ».

Gérer ses devis et contrats de prestations de services/d’entretien

Liste des devis et contrats

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Vous pouvez trouver directement d’ici le devis concerné en écrivant le nom du client ou le numéro du devis.

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Vous pouvez également filtrer le type de document : devis ou contrat d’entretien.

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Le statut de votre devis se trouve ici : en cours, refusé, transformé, validé.

Pictos de suivi :

Autres fonctionnalités

En cliquant sur le bouton d’actions situé en bout de ligne de chaque facture, un menu s’affiche sur la droite de votre écran et vous donne la possibilité de :

• Afficher le PDF du devis en cliquant sur le bouton d’options « Consulter » ;
• Envoyer le devis par e-mail en cliquant sur « Envoyer par e-mail » ;
• Indiquer comme validé si votre devis a été signé manuellement par le client ;
• Indiquer comme refusé si votre devis a été refusé par le client ;
• Indiquer au statut « A facturer » dans le cas où votre devis est prêt à être facturé ;
• Le transformer en facture simple ou en facture à venir en cliquant sur « Transformer en facture » ;
• Dupliquer le devis et de le modifier avant enregistrement en cliquant sur « Dupliquer » ;
• Le modifier ;
• Imprimer le devis en cliquant sur « Imprimer » ;
• Editer un bon de passage pour le client en cliquant sur « Bon de passage » ;
• L’archiver ;
• Le supprimer.

L’option « Supprimer » est accessible seulement pour les devis en cours et les devis refusés.

Devis en brouillon

Etape n°1

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Cliquez sur « Devis en brouillon ».

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Cliquez sur le bouton « Options » pour faire apparaître le menu vous permettant d’afficher les actions disponibles.

Etape n°2

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Vous pouvez supprimer le devis.

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Vous pouvez continuer à modifier le devis.

Devis archivés

Etape n°1

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Cliquez sur « Devis archivés ».

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Cliquez sur le bouton « Options » pour faire apparaître le menu vous permettant d’afficher les actions disponibles.

Etape n°2

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Vous pouvez ouvrir le devis archivé.

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Vous pouvez le réactiver.

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Vous pouvez le supprimer définitivement.